من هم أصحاب المصلحة؟ حياتنا كبشر مليئة بالعلاقات المتشابكة والمعقدة. والعلاقات التي تربط بيننا جمعنا يحكمها دائما وأبدا عامل المصلحة. فالأبن له مصلحة تجاه والديه، والوالدين لديهم مصلحة تجاه أبناءهم، والموظف له مصلحة تجاه المدير والعكس صحيح، وهكذا. لكننا هنا نريد أن نضيق دائرة الحديث حول المصلحة. تحديدا سنتناول المصلحة في بيئة الأعمال. فمن هم أصحاب المصلحة في بيئة الأعمال؟ وما علاقتك بهم كمحلل بيانات؟ هناك ثلاث مجموعات من أصحاب المصلحة، وهم
الفريق التنفيذي
وهوالفريق المعني بالعمل الاستراتيجي والتشغيلي في الشركة. مهمتهم وضع الأهداف وتطوير الاستراتيجيات، والتأكد من أن الاستراتيجيات يتم تنفيذها بشكل فعال. هذا الفريق يتضمن الرئيس التنفيدي ونائبه، ومدير التسويق التنفيذي، وطاقم المدراء المعنيين بوضع خطط العمل في الشركة. هذا الفريق مهمته اتخاذ القرارات على المستوى الرفيع، ولا يتهمون بالتفاصيل. وغالبا ليس لديهم وقت، لذا احرص على أن يكون تعاملك معهم مختصر ومباشر
الفريق الذي يتعامل مع العميل مباشرة
وهؤلاء هم مصدر المعلومات الأساسي. فهم من يجمع المعلومات، وملاحظات وتوقعات العملاء المحتملين. هؤلاء قد يأتون إليك بأسئلة محددة. مهمتك هي أن تجعل البيانات تحكي لهم القصة بوضوح
فريق علوم البيانات
تنظيم البيانات داخل الشركة هو عمل جماعي. لذا فمن المحتمل أن تجد نفسك (كمحلل بيانات) تتعامل مع محللي بيانات آخرين، علماء بيانات، مهندسي بيانات. فقد تقوم بتحليل جزء من المشكلة، ومحللين آخرين يحللون أجزاء آخرى من المشكلة. ومن ثم فبمشاركتكم لتحليلاتكم فإنكم تكتشفون القصة الأكبر
المجموعات الثلاثة السابقة ليس لديهم وقت كافي لمتابعة ما تقوم به من تفاصيل التحليل. كل ما يريدونه هو النتائج التي ستصل إليها. ومن ثم فإن التعامل معهم يتطلب مهارات خاصة في التواصل. لذا ركز على الآتي
ناقش الأهداف
غالبا ما ترتبط أهداف مشروعك بالأهداف الكبيرة للشركة. عندما يطلبون منك شيء انتهز الفرصة لتسأل لتعرف المزيد. أسأل عن نوع النتائج التي يريدونها، وتوقعاتهم
قل لا
قد يستجعلك أحد أصحاب المصلحة لأنتاج تقارير بسرعة في وقت قصير. إذا تجاوبت معه ستقدم له بيانات غير مكتملة وستتسبب في قرارات خاطئة. عليك أن توضح له ذلك. ليكن في معلومك، أصحاب المصلحة غالبا لا يدركون الوقت والجهد المبذول في التحليل، ولا يعرفون على وجه الدقة ما يريدونه. لذا عليك أن تسألهم عن أهدافهم وتحديد ما إذا كان بإمكانك تقديم ما يحتاجون إليه
خطط لما هو غير متوقع
قبل أن تبدأ مشروعًا، قم بإعداد قائمة بالعوائق المحتملة. وعندما تناقش توقعات المشروع والجداول الزمنية مع أصحاب المصلحة، امنح نفسك بعض الوقت الإضافي لحل المشكلات التي قد تعترض طريقك في كل مرحلة من مراحل العملية
تعرف على مشروعك
تابع مناقشاتك حول المشروع عبر الإيميل أو التقارير، وحاول فهم كيف يرتبط مشروعك ببقية الشركة. إذا كان لديك فهم جيد لسبب قيامك بالتحليل، فقد يساعدك ذلك على ربط عملك بأهداف أخرى وتكون أكثر فعالية في حل المشكلات الأكبر
ابدأ بالكلمات والمرئيات
غالبا ما يفسر المحللون وأصحاب المصلحة الأشياء بطرق مختلفة. وليبقى الجميع على نفس الصفحة، ننصحك بعمل عروض تلخيصية بالكلمات والمرئيات، فهذا ما يفضله أصحاب المصلحة في الغالب. سيساعدك ذلك في خلق لغة مشتركة، ومن ثم العمل سويا لأجراء التغييرات اللازمة
التواصل المستمر
قدم تقارير دورية لأصحاب المصلحة لتبقيهم على علم بالتحديثات التي تتم، سواء كان ذلك إنجازات أو انتكاسات أو تغييرات
بناء علاقات ناجحة
ستواجه صعوبة عندما تجد نفسك تعمل مع الكثير من الأشخاص ذوي الاحتياجات والآراء المتنافسة. ولكن من خلال طرح بعض الأسئلة البسيطة على نفسك في بداية كل مهمة، يمكنك التأكد من قدرتك على الاستمرار في التركيز على هدفك مع الاستمرار في تحقيق التوازن بين احتياجات أصحاب المصلحة. ولكي تحافظ على تركيزك وتصرف التشتت ركز على ٣ أشياء: u من هم أصحاب المصلحة الأساسيين والثانويين، وما هي أدوارهم في الشركة؟ v من يقوم بإدارة البيانات؟ أين يمكنك الذهاب للحصول على المساعدة؟ ولكي تحافظ على علاقة ناجحة مع أصحاب المصلحة عليك بالآتي
أولا أجب عن 4 أسئلة
بناء العلاقات الناجحة يبنى دائما على الاتصالات الواضحة. ولتحقيق التواصل الواضح الفعال أجب على الأسئلة الأربعة التالية، من هو جمهورك؟ وما الذي يعرفه بالفعل؟ وما الذي يريد أن يعرفه؟ ثم كيف يمكنك أن تتواصل معه بفاعلية؟
ثانيا عليك أن تنمي مهارات الاتصال المكتوب
فالتدرب على كتابة رسائل الإيميل الاحترافية سيجعل رسائلك سهلة الفهم. لذا احرص على أن تكون رسائلك مختصرة، ومباشرة، وموقعة. انتبه لقواعد الهجاء والإعراب وعلامات الترقيم. استخدم الخط الغامق للدلالة على الأهمية. هذا هو الشكل الاحترافي للإيميل. أيضا من المفضل أن تقرأ ما كتبت بصوت عال قبل أن تضغط على إرسال. فهذا سيساعدك على اكتشاف الاخطاء وتصحيحها، والتأكد من أن رسالتك مضبوطة وواضحة وسهلة الفهم.
ثالثا كن واقعي
قد تواجه بعض القيود عند العمل مع البيانات. ربما لا يمكنك الوصول إليها، أو ربما تكون غير نظيفة، أو محظورة. سيؤثر ذلك دون شك على تحقيق الأهداف، مما ينعكس سلبا على أصحاب المصلحة ويصيبهم بالإحباط. لذا عليك الموازنة بين توقعاتهم وما هو ممكن بالفعل في المشروع. عليك أن تضع في اعتبارك المتغيرات الكثيرة التي قد تواجهها اثناء عملك في المشروع.
رابعا كن دقيق
ساهم الإنترنت في تغيير عادات الناس، الآن الجميع يريد الأشياء في التو. لكن الأمر يختلف في عالم البيانات. السرعة هي العدو الأول للدقة في هذا العالم. كمحلل بيانات ستحتاج لمعرفة السبب وراء الطلبات التي تواجهها، وذلك لكي تفهم السياق العام ومن ثم تكون إجابتك مكتملة. قد تواجه بطلبات سريعة، فاصحاب المصلحة يريدون طلباتهم أن تصلهم بسرعة الضوء. إذا استجبت لهذه العجلة فستقدم بيانات غير دقيقة. لذا تريث واطلب مهلة للتحري قبل الإجابة عليهم
التواصل الفعال والتفكير المنظم والعمل في إطار نطاق عمل مخطط جيدا، هي من الأمور المهمة جدا في عملك لتستطيع السيطرة على المشروع في المسار المحدد. في نهاية اليوم، مهمتك الموازنة بين الإجابات السريعة والإجابات الصحيحة
التواصل الفعال في الاجتماعات
الاجتماعات جزء مهما في العمل، فهي تتيح للجميع فرصة مناقشة كيفية سير المشروع، وتعزز الثقة وروح الفريق، وتساعد كل فرد على معرفة دوره بوضوح داخل المشروع. الاجتماعات المنتظمة مهمة لتنسيق أهداف الفريق، والتأكد من أن الجميع على نفس الصفحة، ومن ثم التعاون بشكل افضل.
ما يجب فعله في الاجتماعات
الاستعداد المسبق (قبل الاجتماع). أحضر دفتر لتدوين الملاحظات، أقرأ جدول أعمال الاجتماع بشكل مسبق. الاستعداد لتقديم أي تحديثات حول عملك. أما إذا كنت أنت من يقود الاجتماع فعليك بالآتي
حدد الغرض من الاجتماع والنتائج المرجوة منه، بما في ذلك أي أسئلة أو طلبات تحتاج إلى معالجة.
أشكر الحضور واحرص على أبقائهم مشاركين في الاجتماع.
تأكد من إعداد ملاحظاتك وعروضك التقديمية. وبالطبع كن مستعدًا للإجابة على الأسئلة.
أرسل أجندة الاجتماع قبل وقت كافي للمدعوين.
يجب أن يركز كل اجتماع على اتخاذ قرار واضح وأن يشمل الشخص المطلوب لاتخاذ هذا القرار. وإذا كان هناك حاجة إلى عقد اجتماع من أجل اتخاذ قرار، فقم بجدولته على الفور. حاول إبقاء عدد الحاضرين أقل من 10 أفراد إن أمكن. المزيد من الأشخاص يجعل من الصعب إجراء مناقشة تعاونية.
إعداد الأجندة
يجب أن يتضمن جدول الأعمال: وقت بدء وانتهاء الاجتماع. مكان الاجتماع. أهداف الاجتماع. خلفية معلوماتية عن الموضوع إذا تطلب الأمر.
الوصول في الوقت المحدد (أثناء الاجتماع). من المهم احترام وقت أعضاء فريقك. لذا التزم بالحضور في الوقت المحدد. إذا كنت تقود الاجتماع، فاحضر مبكرًا وقم بالإعداد مسبقًا حتى تكون مستعدًا للبدء عند وصول الأشخاص. يمكنك أن تفعل الشيء نفسه للاجتماعات عبر الإنترنت. حاول التأكد من أن التكنولوجيا الخاصة بك تعمل مسبقًا، وأنك تشاهد الساعة حتى لا يفوتك اجتماع عن طريق الخطأ. التركيز واليقظة أثناء الاجتماع يعبر عن احترام وقت الفريق. وبما إنك أنت من تدير الاجتماع فعليك أن تدير دفة الحديث وتبقيه مركزا على أهداف الاجتماع. ولتفعل ذلك قم بالآتي:
قم في بداية الاجتماع بعمل مقدمة تستعرض فيها أهم نقاط الاجتماع وأهدافه.
عرض البيانات عند تناول كل نقطة في الأجندة.
أفتح المجال للمناقشة بعد عرض كل نقطة لمناقشة ملاحظات وأراء الحاضرين.
سجل ملاحظاتك لما تم الانتهاء إليه من قرارات في كل نقطة.
قبل انتهاء الاجتماع قم بعمل تلخيص سريع لنتائج الاجتماع والخطوة التالية. يمكنك إرسالها أيضا بالإيميل للفريق لاسيما إذا كانت تتضمن تكليفات.
ملحوظة: بعد انتهاء الاجتماع يمكنك أن ترسل ملخص لنتائج الاجتماع، وملحق بالبيانات المهمة، والمدة الزمنية لانهاء التكليفات، وموعد الاجتماع التالي. ويمكنك طلب رأي المشاركين في الاجتماع.
طرح الأسئلة. عندما تحتاج إلى توضيح، أو إذا كنت تعتقد أنه قد تكون هناك مشكلة في خطة المشروع لا تتردد في طرح الأسئلة. وإذا لم تتمكن من طرح سؤالك خلال الاجتماع، تابع مع فريقك بعد ذلك واحصل على إجابتك. إذا كنت تقود الاجتماع، تأكد من أنشاء جداول أعمال وإرسالها للمعنيين بشكل مسبق، لكي يتمكن الفريق من التجهيز للاجتماع. أخبر الجميع أنك منفتح على الأسئلة، فالتفاعل مع الحضور مهم جدا. ومن الجيد تدوين الملاحظات والأسئلة أثناء الاجتماع لتتذكرها وترد عليها سواء في وقت الاجتماع أو بعده، (سواء بشكل فردي أو من خلال إيميل تعميم للجميع)
ما لا يجب فعله في الاجتماعات
لا ينبغي أن تحضر الاجتماع وأنت غير مستعد، ولا أن تحضر متأخرا. كلا تحاول السيطرة على المحادثة، ولا تلهي الأخرين عبر الأحاديث الجانبية. لا تشتت انتباه الحاضرين بمناقشات غير مركزة. افسح المجال للآخرين للحديث. لا يمكن أن تكون سلبي طوال الاجتماع، إذ يجب على جميع الحاضرين المشاركة بمداخلاتهم. لا تجعل هاتفك مفتوح أثناء الاجتماع. يجب على الجميع غلق هواتفهم أو جعلها على وضع صامت حتى لا يشتت ذلك انتباه الحاضرين ويفسد الاجتماع.
كيف تحول الصراع إلى تعاون
طبيعي يكون في صراع في الحياة العملية. فعلى مستوى أصحاب المصلحة، ربما أساء أحدهم فهم النتائج المحتملة لمشروعك؛ أو ربما لديك أنت وأعضاء فريقك أساليب عمل مختلفة جدًا؛ أو ربما اقترب الموعد نهائي والناس على حافة الهاوية. وعلى مستوى الفريق، ربما لم تكن واضحًا بشأن من كان من المفترض أن ينظف البيانات ولم يقم أحد بتنظيفها، مما أدى إلى تأخير المشروع. أو ربما أرسل أحد زملائك في الفريق إيميل يتضمن جميع أفكارك، لكنه لم يذكر أنه كان عملك. ومن ثم يمكن أن نقول إن التوقعات الغير متطابقة وسوء التواصل هما من أكثر الأسباب شيوعا لحدوث النزاعات. ولحل هذه المشكلة عليك بالآتي
فكر بموضوعية. بداية عليك أن تتحلى بالموضوعية والتركيز على أهداف الفريق. وضع في اعتبارك أن لحظات التوتر هي في الواقع فرصا لإعادة تقييم المشروع وتحسين الأمور. ولتحقيق ذلك أعد تعريف المشكلة وصياغتها. فبدلا من التركيز على الأخطاء وعلى من يجب إلقاء اللوم، حاول أن تسأل، كيف يمكنني مساعدتك في الوصول إلى هدفك؟ هل هناك أشياء مهمة أخرى يجب أن أفكر فيها؟ حاول أن تعطي نفسك وللأخرين فرصة للتفكير بهدوء في المشكلة للوصول لحل. إذا شعرت أن العاطفة بدأت تتملك منك فغير مكانك وحاول الاسترخاء حتى تتمكن من الدخول في المحادثات برأس أكثر وضوحا
الإيميل. إذا كنت بحاجة إلى كتابة بريد إلكتروني خلال لحظة متوترة، فاكتبه واحفظه في المسودة ولا ترسله، ثم عد إليه في اليوم التالي واقرأه قبل إرساله للتأكد من أن ما كتبت متوازن وواضح وموضوعي
وأيا كان موقعك في المشروع، ومستوى من تتعامل معهم من أصحاب المصلحة، فإن التفكير بموضوعية وواقعية وتنمية مهارات التواصل يعتبر بوابتك لبناء علاقات ناجحة مع أصحاب المصلحة
